Fahrtkosten Berechnen
Zu aller erst ist es wichtig, dass Arbeitgeber in ihrem Arbeitsvertrag prüfen ob sie Anspruch auf Fahrtkostenerstattung haben. Nur im Arbeitsvertrag definierte Fahrtkostenerstattungen werden gebilligt. Idealerweise haben Sie bereits vor Unterzeichnen des Arbeitsvertrags die ggf. anfallende Höhe von Fahrtkosten besprochen und eine mögliche Erstattung festgelegt.
Fahrkostenabrechnung - So machen Sie es richtig
Als erstes gibt es eine Unterscheidung zwischen Fahrtkosten, die bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln angefallen sind und Fahrtkosten die bei der Nutzung des PKWs angefallen sind. Sofern öffentliche Verkehrsmittel genutzt worden sind, können swohl die tatsächlich angefallen Fahrscheinpreise (Ticket aufbewahren), wie auch eine Kilometerpauschale erstattet werden. Bei der Nuztung eines PKWs kann wahlweise die Kilometerpauschale oder ein individuell vereinbarter Kilometersatz erstattet werden. Die Kilometerpauschale wird unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch bezahlt und ist gesetzlich festgelegt (§670 BGB Fahrtkostenerstattung).
Bei der Kilometerpauschale für PKWs gilt:
- Geschäftsreisen: Kilometerpauschale für Hin- und Rückfahrt - 0,30 Euro
- Pendlerpauschale: einfacher Weg - 0,30 Euro
Wichtig: Seit dem 01.01.2014 sind Fahrtkosten-Pauschalen nur noch für motorbetriebene Fahrzeuge vorgesehen. Es gibt keine Erstattung mehr für Fahrten mit dem Fahrrad.
Alternativen zur Kilometerpauschale
Sie müssen nicht zwingend die Kilometerpauschale nutzen. Im Rahmen Ihrer Reisekostenabrechnungen können Sie auch anderweitig ihre Fahrtkosten erstatten lassen. Eine Alternative ist es, alle beruflich bedingten Fahrten in ein Fahrtenbuch einzutragen. Dies ist notwendig um den Anteil von privater und geschäftlicher Nutzung des Autos zu bestimmen. Bei dieser Methode können die tatsächlich angefallenen Fahrtkosten abgerechnet werden.
Die Fahrtenbuch-Methode kann sich häufig gegen die Kilometerpauschale durchsetzen, wenn Fahrtkosten mit dem PKW als Betriebsausgabe geltend gemacht werden sollen. Eine Prüfung welche Methode sich für Sie besser rechnet, ist daher ratsam.
Fahrtkosten Sonderfälle
Wenn Mitarbeiter häufig mit dem Zug reisen, erwerben Arbeitgeber in der Regel die Bahncard 50. Die Kosten der Bahncard rentieren sich meistens bereits nach 1 bis 2 Reisen (Beispiel: Hin- und Rückfahrt kosten 500 Euro, Bahncard kostet 250 Euro. Es können die Hälfte der Fahrtkosten gespart werden, also haben sich die Anschaffungskosten für die Bahncard schon rentiert (= 0).) Da die Ersparnis bei Bahnfahrten höher ist, als die Anschaffungskosten der Bahncard dürfen Arbeitnehmer diese auch für private Zwecke nutzen. In diesem Fall muss der Arbeitsgeber keinen geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers versteuern.
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